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功能模块十一:ERP



11.7 采购--采购单


采购主流程:

①创建采购单

采购单提交审核

审核通过采购单流转至到货页签用户可以操作采购入库采购入库方式有两种一种是在采购单页面操作快捷入库;另一种是在仓储→入库单页面,新增采购入库单;入库数量=采购数量采购自动流转至已完成页签入库数量采购数量时,如果用户确认采购单不会继续操作入库,强制完成采购如果用户需要作废审核通过的采购单,可在采购操作入库申请付款前,作废采购单,已作废采购单流转已作废页签

审核通过采购单已驳回页签查询已驳回的采购单可以通过发起再次采购进行单据修改,再次提交

申请付款,对采购货款、费用申请付款,由财务人员对付款单进行审核,审核通 过并完成支付。(详细流程可参考财务模块操作手册)

申请退款,在采购单已付款金额>0时,可发起申请退款操作,由财务人员完成收款 操作。(详细流程可参考财务模块操作手册)

采购流程图详情见下图:

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11.7.1 使用场景

用于卖家创建采购单、审核采购单库、采购快捷入库、采购结算(包括申请采购付款/申请采购退款)等


11.7.2 数据来源

手工创建采购单,采购创建方式分为两种一种通过商品创建采购另一种通过采购计划创建采购单


11.7.3 数据逻辑

1、货款总计=采购单*采购数量

2、费用总计=运费+其他费用

3、采购总额=货款总计+费用总计

4采购结算:

①采购单申请付款:

应付总额=采购总额=货款总计+费用总计=采购单价*采购数量+运费+其他费用

可申请付款额度=应付总额-已申请额度(包括已标记付款+待审核+审核通过待支付)

②采购单申请退款:

    采购已付款=本采购单已标记付款的付款单

    已申请退款=本采购单已标记收款单+本采购单未标记收款单

    可申请退款金额=本采购单采购已付款-本采购单已申请退款


11.7.4 操作步骤


一、待提交


1、点击创建采购单勾选采购仓库,添加采购商品,输入iSKU的实际采购单价、数量、供应商;点击“下一步”,系统会按照“一个仓库+一个供应商”维度生成不同的采购单,用户需分别维护各个采购单的费用、物流、预计到货时间等信息。点击确认按钮,成功创建采购单可在采购单-待提交查询采购单信息

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2、点击“删除”、“批量删除”,可删除采购单

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3、点击“修改”,可修改采购单;

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4、点击“提交审核”、“批量提交审核”,可在采购单-待审核页签查询;

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二、待审核


1、点击“审核通过”、“批量审核通过”,采购单流转至采购单-待到货/已驳回页签;

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三、待到货


1、点击入库,根据实际情况进行采购单的入库,设置实际本次入库运费和其他费用采购单已申请付款部分付款,为了避免出现成本分摊与实际分摊有偏差,不允许直接修改采购单费用

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2、在入库数量<采购数量时,如果用户确认采购单不会再继续操作入库,也可强制完成采购单。如果用户需要作废已审核通过的采购单,可在采购单未操作入库、未申请付款前,作废采购单,已作废的采购单流转至已作废页签;

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3、点击申请付款勾选财务付款账户、供应商收款账户,输入申请金额,点击提交审核,即可生成付款单。需要注意的发起申请付款操作后,采购单费用信息不支持修改

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4、点击申请退款,勾选供应商付款账户、财务收款账户信息,输入申请金额,点击确定,即可生成收款单;

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四、已完成


已完成页签,可以查询全部入库或者强制完成采购单

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五、已作废


作废页签,可以查询审核通过作废掉采购单

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六、已驳回


可在已驳回页签查询审核不通过的采购单

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常见问题



Q:采购过程涉及的运费和其他费用如何分摊?

A:运费可以选择按照体积、重量、数量的任何一个维度分摊;其他费用按照数量维度分摊。


Q:假设采购单的已入库数量大于0,是否仍然可以修改采购单费用信息?

A:不可以


Q:假设采购单已申请付款金额大于0,是否可以修改采购单费用信息?

A:不可以


Q:假设采购单已入库数量大于0,是否可以作废采购单?

A:不可以


Q:假设采购单状态为已完成,是否还可以继续申请采购付款?

A:可以


Q:已审核通过的采购单,在未申请付款、未操作入库前,是否可以作废?

A:可以


Q:如果采购单需补录费用,应该如何在系统操作

A:①如果采购单已申请付款金额=0、已入库数量=0,则可以直接修改采购单费用信息。

②如果采购单已申请付款或者已入库数量>0,这种情况不允许直接修改采购单费用信息,则需要在财务模块手工创建付款单,付款成功后,在成本补录模块创建成本补录单,将补录成本增加至相应仓库。




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