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功能模块十三:ERP



13.5 采购--采购单


13.5.1 使用场景

用于卖家创建采购单、采购快捷入库、采购结算(包括申请采购付款/申请采购退款)等


13.5.2 数据来源

采购单生成渠道:

   ①通过采购建议创建采购单

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   ②在采购单模块手工创建采购单

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13.5.3 数据逻辑

采购结算:

  1、采购单申请付款:

       应付总额=采购单价*采购数量+运费+其他费用

       可申请付款额度=应付总额-已申请额度(包括已标记付款+待审核+审核通过待支付)

  2、采购单申请退款:

       采购已付款=本采购单已标记付款的付款单

       已申请退款=本采购单已标记收款单+本采购单未标记收款单

       可申请退款金额=本采购单采购已付款-本采购单已申请退款


13.5.4 采购流程图

采购主流程:

   ①创建采购单,未入库前可作废采购单;

   ②签收入库,入库方式有两种:一种是在采购单页面操作快捷入库;另一种是在仓储→ 入库单页面,新增采购入库单;

   ③完成采购,若采购单后续无需再操作入库 ,可将采购单状态更新为已完成;

   ④申请付款,对采购货款、采购费用申请付款,由财务人员对付款单进行审核,审核通 过并完成支付。(详细流程可参考财务模块操作手册)

   ⑤申请退款,在采购单已付款金额>0时,可发起申请退款操作,由财务人员完成收款 操作。(详细流程可参考财务模块操作手册)

采购流程图详情见下图:

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13.5.5 操作步骤


13.5.5.1 创建采购单

1、点击采购,进入采购单板块

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2、点击界面左上角新增采购单,选择采购仓库,点击选择商品输入采购单价、采购数量,勾选相应的供应商,点击确定即可,采购单创建完毕。可点击移除按钮,清除单条待采商品信息;注:“供应商”仅展示商品关联的供应商,未关联的供应商信息不展示。

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3、新增的采购单会在下方列表中展示,还可根据界面上方的现有条件进行筛选查看;

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4、点击采购单列表尾部的详情/采购单号,可查看采购单详情,也可添加采购单备注信息、物流信息、预计到货时间、费用信息等。

采购单明细信息详解:

   ①已采购:采购数量;

   ②已入库:已入库总量=已入库良品量+已入库次品量;

   ③未入库量:未操作入库的数量,未入库量=采购数量-已入库量;

   ④采购单价:单位商品采购价格;

   ⑤采购成本=采购单价*采购数量;

   ⑥入库成本=采购单价+单位费用,其中,单位费用=平摊后的单位运费+平摊后的单位其他费用;其中运费可以按照体积、重量、数量3个维度平摊,其他费用按照数量维度平摊;

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13.5.5.2 采购入库

采购入库方式有两种:一种是在采购单页面操作快捷入库;另一种是在仓储→入库单,新增采购入库单。

   1、快捷入库

点击入库,录入本次入库良品量、次品量,点击入库,完成入库操作。注“良品量+次品量≤总采购量”。

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完成入库操作后,点击仓储,打开入库单,可查询到采购入库明细。

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        2、新增入库单

点击仓储,打开入库单,点击新增入库单,选择入库仓库、入库类型(类型为采购入库)、采购单编号,然后点击选择商品,勾选采购单中需要入库的商品,填写入库数量,点击保存并入库,完成入库。

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13.5.5.3 完成采购单

1、若本采购单后续不再进行入库操作,点击完成,采购单状态更新为已完成。注:点击完成后,入库按钮隐藏,即后续不能对本采购单进行入库操作;

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13.5.5.4 申请付款

1、点击列表尾部的申请付款,勾选财务付款账户、供应商收款账户,输入申请金额,点击提交审核,即可生成付款单。(注意:发起申请付款操作后,采购单的费用信息将不再支持修改,所以在申请付款操作前,需核对费用信息是否已填写完善。如有遗漏,则需要通过手工记账的方式补录收款单/付款单。)

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13.5.5.5 申请退款

1、点击列表尾部的申请退款,勾选供应商付款账户、财务收款账户信息,输入申请金额,点击确定,即可生成收款单;

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13.5.5.6 作废采购单

1、采购单已入库量等于0时,可对采购单进行作废操作。已入库量大于0时,不能对采购单进行作废

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13.5.5.7 作废采购单

1、勾选多个采购单,可批量进行完成/作废/付款操作

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常见问题



Q:采购过程涉及的运费和其他费用如何分摊?

A:运费可以选择按照体积、重量、数量的任何一个维度分摊;其他费用按照数量维度分摊。


Q:采购单发起申请付款后,是否可以对运费、其他费用进行修改?

A:不可以,申请付款操作前,需核对费用信息是否已填写完善。如有遗漏,则需要通过手工记账的方式补录收款单/付款单。


Q:采购状态有几种?

A:3种,分别为“采购中”、“已完成”、“已作废”。

用户新增采购单,采购单初始状态变成“采购中”;点击“完成”按钮,采购单状态变更为“已完成”;点击“作废”按钮,采购单状态变更为“已作废”。




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